datenschutz - schutz von persönlichkeitsrechten im engagement
Definition
Datenschutz umfasst Maßnahmen und Regeln, die personenbezogene Daten schützen und den verantwortungsvollen Umgang mit diesen gewährleisten. Dabei geht es darum, die Persönlichkeitsrechte von Mitgliedern, Freiwilligen und anderen Beteiligten zu wahren. Besonders im Ehrenamt, wo oft sensible Daten verarbeitet werden (wie z. B. Kontakt- und Gesundheitsdaten), spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle.
Die rechtliche Grundlage bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Warum ist Datenschutz im Ehrenamt wichtig?
In Freiwilligen-Organisationen werden vielfältige personenbezogene Daten erhoben, sei es für Mitgliederlisten, Newsletter, Veranstaltungsanmeldungen oder die Veröffentlichung von Fotos. Der sorgfältige Umgang mit diesen Daten zeigt Respekt und Wertschätzung gegenüber den Betroffenen und stärkt das Vertrauen in die Organisation. Verstöße gegen die DSGVO können zudem empfindliche Bußgelder nach sich ziehen und den Ruf der Organisation schädigen.
Grundprinzipien der Datenschutz-Grundverordnung für Vereine und Initiativen
Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, legitime Zwecke erhoben und verwendet werden.
Datenminimierung: Es sollen nur die Daten erhoben werden, die wirklich benötigt werden.
Transparenz: Betroffene müssen genau wissen, was mit ihren Daten geschieht.
Rechtmäßigkeit: Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage, z.B. die Einwilligung der betroffenen Person.
Sicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) müssen die Daten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff schützen.
Praktische Hinweise für den Datenschutz in Organisationen
Informationspflichten umsetzen
Eine Datenschutzerklärung sollte leicht verständlich und zugänglich gestaltet werden. Sie kann auf der Website veröffentlicht oder in Mitgliedsanträge und Anmeldeformulare integriert werden.
Sie sollte folgende Informationen enthalten:
Welche Daten werden verarbeitet?
Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Welche Rechte haben die Betroffenen?
Fotos und Datenschutz – hier gilt
besondere Vorsicht
Bilder, auf denen Personen erkennbar sind, gelten als personenbezogene Daten.
Wichtige Regeln:
Einwilligung: Vor der Aufnahme und Veröffentlichung muss die Zustimmung der abgebildeten Personen vorliegen.
Information: Der Verwendungszweck der Fotos sollte klar kommuniziert werden.
Ausnahmen: Bei öffentlichen Veranstaltungen kann eine Veröffentlichung ohne Einwilligung zulässig sein, wenn die Bilder das Geschehen dokumentieren und wenn keine Einzelpersonen im Fokus stehen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen
Alle Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten dokumentiert werden. Wichtige Inhalte sind die Art der Daten, der Zweck der Verarbeitung, die Verantwortlichkeiten, die Weitergabe an Dritte sowie die Speicherdauer.
Auftragsverarbeitung regeln
Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, z. B. für Website-Hosting oder Newsletter-Versand, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Dieser stellt sicher, dass die Dienstleister die Datenschutzstandards einhalten.
Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben umfangreiche Rechte, die durch die DSGVO geschützt werden:
Auskunft: Informationen darüber, welche Daten gespeichert sind.
Berichtigung und Löschung: Korrektur falscher Daten oder Löschung, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkung der Verarbeitung: Eingeschränkte Nutzung der Daten in bestimmten Fällen.
Widerspruch: Ablehnung der Datenverarbeitung, z. B. bei Werbung.
Anfragen zu Betroffenenrechten sollten innerhalb eines Monats beantwortet werden.
Es gilt also:
Ein sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern schafft auch Vertrauen und stärkt die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Organisation. Ein transparenter und gut organisierter Datenschutz ist ein Qualitätsmerkmal, das die Professionalität der Organisation unterstreicht.
Hilfreiche Ressourcen und Anlaufstellen
Stiftung Datenschutz: Leitfäden und Vorlagen
Landesbeauftragte für Datenschutz Bremen: Beratungsangebote und aktuelle Informationen sowie eine Orientierungshilfe „Datenschutz im Verein nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)“ (download).
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen: Handreichung Datenschutz im Verein (Stand: Juni 2023) (download)
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg: Praxisratgeber für Vereine (Spezielle Orientierungshilfen für kleine Organisationen) (download).